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Così Segafredo Zanetti sta ottimizzando la gestione dei suoi documenti aziendali

Il processo di vendita della multinazionale del caffè si caratterizza per la gestione della “tentata vendita”. Quest’ultima non segue i classici step ordine-DDT-fattura-consegna, ma che contestualizza l’emissione della fattura di acquisto al momento della consegna fisica del prodotto.

segafredo gestione documenti Il logo di Segafredo Zanetti
Il logo di Segafredo Zanetti

MILANO – Importanti cambiamenti in casa Segafredo Zanetti. L’azienda di Villorba ha deciso recentemente il rinnovo delle soluzioni dedicate alla gestione digitale dei documenti e processi aziendali. In particolare, la sostituzione del software Ecm in uso affidando i propri documenti a un provider esterno per la conservazione digitale. Per farlo ha scelto Siav.

L’azienda milanese – leader in soluzioni di gestione documentale – si occuperà di ottimizzare il processo di fatturazione attiva. Il processo di vendita della multinazionale del caffè si caratterizza per la gestione della “tentata vendita”. Quest’ultima non segue i classici step ordine-DDT-fattura-consegna, ma che contestualizza l’emissione della fattura di acquisto al momento della consegna fisica del prodotto.

La gestione del processo di vendita, combinata con la necessità di servire una rete di clienti numerosa e distribuita nel territorio come il canale Horeca (Hotel, Ristoranti, Catering), richiedono una gestione efficiente e uniforme di tutta la forza vendita aziendale costituita da numerosi agenti presenti in modo capillare su tutto il territorio nazionale.

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La generazione della documentazione avviene durante il processo di consegna

A seguito dell’implementazione del progetto e grazie all’utilizzo di tablet in dotazione alla forza vendite, la generazione di tutta la documentazione (ordini d’acquisto, DDT, fatture, ricevute di incasso e contratti) avviene in modo digitale durante il processo di consegna. Inoltre, contestualmente alla loro creazione, tutti i documenti sono automaticamente archiviati in Archiflow.

E inseriti nel fascicolo dedicato al cliente, consentendo all’agente di concentrarsi sulle attività core e a maggiore valore aggiunto.

Attraverso il portale Active Document Portal (ADP) di SIAV, l’agente può gestire agilmente le attività mensili di programmazione delle azioni commerciali (Scheda Cliente). E riceve dall’azienda la rendicontazione delle provvigioni maturate.

L’ufficio Amministrativo ha beneficiato degli accurati ma immediati sistemi di monitoraggio offerti da Archiflow Invoice Manager, che consentono di visualizzare in tempo reale lo stato degli invii all’Agenzia delle Entrate.

E identificare immediatamente le eventuali anomalie anche in presenza di centinaia di migliaia di fatture gestite.

Consistenti vantaggi nell’order to cash

Grazie ad Archiflow ed alla sua integrazione con i sistemi di Poste Italiane, il dipartimento Customer Care di Segafredo ha ottenuto consistenti vantaggi; in particolare per quanto riguarda il processo “order to cash”. L’ufficio può infatti generare e inviare, da Archiflow e in automatico, richieste e solleciti di pagamento a tutte le piccole realtà clienti, che proprio per la loro dimensione e la loro organizzazione sono più sensibili alle comunicazioni via posta cartacea piuttosto che via e-mail.

Benefici sono stati riscontrati anche dall’Ufficio Customer Care per la comunicazione interna verso gli agenti, che avviene in digitale. Ed è stata velocizzata con la generazione di documenti tramite l’utilizzo degli Add-In Archiflow per MS Office, la gestione di workflow automatici per l’archiviazione e la pubblicazione nel portale ADP per la consultazione da parte agli agenti.

La gestione della Conservazione Digitale è stata infine soddisfatta utilizzando i servizi in Outsourcing erogati dal dipartimento di Business Process Outsourcing di Siav. Che hanno reso trasparente all’utente la conservazione a norma dei documenti prodotti.

Un consistente efficientamento dei dipartimenti aziendali

Il progetto realizzato da Siav per Segafredo ha quindi permesso di efficientare gran parte dei dipartimenti aziendali. Ciò consente alla società di gestire digitalmente e in modo automatizzato volumi annuali di oltre 220mila fatture e più di 11mila comunicazioni costituite da lettere semplici e raccomandate. Riducendo in maniera drastica le attività a basso valore aggiunto.

Operazioni che in passato erano gestite in modo manuale per ogni documento.

“Siamo particolarmente soddisfatti dei risultati ottenuti e riteniamo che il successo di questo progetto sia dovuto non solo alla tecnologia ma anche al lavoro sinergico con un Partner come Siav che ha saputo interpretare le nostre esigenze ed avvicinare gli strumenti proposti alle necessità del lavoro quotidiano”, l’opinione di Alessandro Gaiba responsabile IT di Segafredo